Es ist keine Seltenheit, dass Unternehmen mehr als ein Drittel ihrer Gesamtkosten fürs Personal aufwenden. In der Dienstleistungsbranche sind sogar mehr als 80 Prozent gang und gäbe. Wie hoch auch immer der Anteil ist: Der Kostenblock Personal kann in vielen Unternehmen geschrumpft werden, ohne an Mitarbeitern oder an deren Vergütungsniveau zu sparen. Der Schlüssel liegt in einem effizienten HR-Management, das Kostentreiber identifiziert und beseitigt.
Grundlage einer Optimierung ist eine Bestandsaufnahme in Ihrem Betrieb. Welche Kosten fallen konkret pro Mitarbeiter(gruppe) an? Im Allgemeinen ist von den folgenden Posten auszugehen:
- Lohn/Gehalt
- Lohn-/Kirchensteuer
- Urlaubs-/Weihnachtsgeld
- Sozialversicherung
- Beiträge zur Berufsgenossenschaft
- Weiter-/Fortbildungskosten
- Unfallversicherung
- Altersvorsorgebeiträge wie bAV oder vermögenswirksame Leistungen
- Ggf. weitere Sozialleistungen
Daneben gehören auch indirekte Kosten, die mit der Beschäftigung bzw. dem Arbeitsplatz zusammenhängen, in die Rechnung. Hier kommen in der Regel infrage:
- Arbeitsmittel wie Kleidung, Werkzeug, Büromaterial
- Büromöbel/IT-Ausstattung
- Miete
- Energie (Strom)
- Dienstwagen/-reisen
- Fachliteratur
Addiert man diese Posten und setzt die Summe ins Verhältnis zum Bruttoarbeitslohn, dann erhält man die Personalkostenquote. Bei einem Arbeitnehmer beispielsweise, der 40.000 Euro brutto verdient und die Firma insgesamt – einschließlich aller indirekten Aufwendungen – 66.000 Euro kostet, beträgt die Quote 1,65. Da am Lohnniveau zugunsten der Mitarbeitermotivation nicht gespart werden soll, gilt es, diese Quote herunterzubringen. Besonders wichtig wird das für mehr und mehr Unternehmen infolge der satten Lohnsteigerungen der letzten Jahre: 6,4 Prozent standen Anfang 2024 auf Jahressicht zu Buche (siehe Grafik). Die Produktivität im selben Maße zu steigern, dürfte den meisten Firmen schwerfallen.
6 Prozent p. a. obendrauf: So stark stiegen die Löhne zuletzt
Entwicklung der Real- und Nominal-Löhne in Deutschland gegenüber dem Vorjahresquartal (in Prozent)
Grafik-Quelle: Statistisches Bundesamt,
Wie Sie Ihre Personalkostenquote drücken können
Falls Sie bisher noch nicht systematisch an Ihren Personalkosten gearbeitet haben, können Sie in der Regel innerhalb kurzer Zeit deutliche Einsparungen erzielen. Doch die Personalkostensenkung sollte dessen ungeachtet nicht als einmalige Maßnahme, sondern als Daueraufgabe begriffen werden, denn sowohl auf Mitarbeiter- als auch auf regulatorischer Ebene ist vieles im Fluss. Welche Hebel Sie betätigen können, verrät Ihnen unsere …
Checkliste zur Personalkostensenkung
- Flexible Arbeitszeiten
Indem Sie Zeitkorridore für Mindest- und Maximalarbeitszeiten anstatt fester Uhrzeiten bestimmen und Arbeitszeitkonten einrichten, können Sie die Manpower je nach Auftragslage abrufen – und sie so produktiver einsetzen. Zudem freuen sich die Mitarbeiter über mehr Flexibilität. Ein Baustein kann „Arbeit auf Abruf“ seitens Aushilfskräfte sein.
- Überstunden abbauen
Da Überstunden den Betrieb mehr kosten als reguläre Arbeitsstunden, sollten Sie frühzeitig weitere Stellen schaffen oder externe Ressourcen abrufbereit halten, um den Mehrbedarf abzudecken. Gibt es Phasen mit geringer Auslastung, sollten die Überstunden mit Freizeitausgleich abgegolten werden.
- Alternativen zur Festanstellung
Insbesondere wenn Ihr Arbeitskräftebedarf stark schwankt, kann sich eine Personalstruktur auszahlen, die wenig auf Festanstellungen setzt. Alternativ kommt etwa Outsourcing an Subunternehmen oder an Freelancer ebenso infrage wie die Beschäftigung flexibler (studentischer) Aushilfen oder von Leiharbeitskräften.
- Mitarbeiterzufriedenheit als Produktivitätsbooster
Je zufriedener die Mitarbeiter, desto höher ihre Produktivität – auch auf dieser Ebene können Sie für mehr Output pro investiertem Euro sorgen. Sorgen Sie für ein angenehmes Betriebsklima, für eine hohe Identifikation mit dem Unternehmen und für gesundheitsbezogene Angebote, denn das führt nicht nur zu höherer Arbeitsqualität, sondern auch zu einem geringeren Krankenstand. Zudem sinkt die Mitarbeiter-Fluktuation, die regelmäßig hohe Kosten verursacht.
- Mehr Homeoffice
Sofern die Arbeit oder große Teile davon auch remote erledigt werden können, winkt eine Win-win-Situation. Lassen Sie Ihre Büromitarbeiter überwiegend zu Hause oder anderswo tätig werden, was ihnen meist entgegenkommt. So müssen Sie weniger Arbeitsplätze mit der zugehörigen Infrastruktur in Firmenräumen vorhalten.
- Automatisierte Gehaltsabrechnung
In vielen mittelständischen Unternehmen werden große Teile der Gehaltsabrechnung manuell vorgenommen. Der Umstieg auf ein modernes IT-Tool kostet zwar zunächst Geld und Zeit, lohnt sich jedoch langfristig durch weniger Personalaufwand.
- Freiwillige Leistungen kürzen
Dieser Schritt sollte wohlüberlegt sein und nur in kritischen Firmensituationen vollzogen werden. Die Kürzung oder Abschaffung freiwilliger Arbeitgeberleistungen kann Unmut bei den Beschäftigten auslösen und sich auf deren Bindung ans Unternehmen auswirken. Nichtsdestotrotz bringt die Maßnahme potenziell kurzfristig Liquidität.
Das Mittelstandsmagazin