Das Mittelstandsmagazin
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Das Anwerben und Binden von Fachkräften ist heutzutage eine Großaufgabe quer durch alle Branchen. Mittelständler stecken viel Zeit und Aufwand in ihr Recruiting – und haben doch keine Gewähr, damit am Ende die gewünschten Leute in der gewünschten Zahl zu finden. Es gibt einfach nicht genug. Womit sich umso dringlicher eine Frage stellt, die viele Unternehmen in dem Kontext gar nicht beleuchten, weil man es „schon immer so gemacht hat“: Operieren die Teams im Unternehmen bereits an ihrem Produktivitäts-Maximum – oder ließe sich die Arbeit systematisch effizienter organisieren?
Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie sich keineswegs Unternehmensberater mit vierstelligen Tagessätzen ins Haus holen. Etwas Einarbeitung und unternehmerische Erfahrung reichen oftmals aus, um noch ungenutzte Effizienzpotenziale zu realisieren. Hilfreich dabei sind Instrumente und Management-Systeme wie OKR und SCRUM, die wir daher kurz vorstellen. Vorangehen sollen jedoch fünf allgemeine Denkanstöße und Ansätze für produktivere Teamarbeit:
1. Müssen Meetings wirklich sein?
Der US-Autor Dave Barry brachte es auf den Punkt: „Wenn man mit einem Wort erklären müsste, warum die Menschheit nicht ihr ganzes Potenzial ausschöpft und es auch nie tun wird, wäre dieses Wort ‚Meetings‘.“ Setzen Sie nur noch Meetings an, die unvermeidbar sind. Und sorgen Sie für einen stringenten, schnörkellosen und zielorientierten Ablauf.
2. Aufgaben priorisieren
Wenn Ihre Teams an ihrer Belastungsgrenze agieren, ist es Zeit für eine konsequente Priorisierung von Aufgaben. Was ist erfolgskritisch, was nicht? Was ist zugleich dringlich, was kann warten? Alle nicht erfolgskritischen und nicht dringlichen Aufgaben können Sie aufschieben, delegieren oder notfalls ganz entfallen lassen.
3. Teamgeist schaffen und stärken
Gerade in Zeiten von Hybridarbeit und hoher Homeoffice-Quote stellt es in vielen Unternehmen eine Herausforderung dar, den Teamgeist zu erhalten. Dieser pusht jedoch die Produktivität – denn er führt zu mehr Zufriedenheit und diese wiederum zu mehr Engagement. Investitionen ins Teambuilding zahlen sich daher aus. Dazu gehört es nicht zuletzt, gemeinsame Erfolge auch gemeinsam zu feiern.
4. Regelmäßiges Feedback einholen
Häufig sehen einzelne Teammitglieder durchaus klar und deutlich, wo es hakt und wie man es besser machen könnte. Doch die Info kommt nicht immer an entscheidender Stelle an. Sorgen Sie für einen offenen und regelmäßigen Austausch und für Reflexion der eigenen Teamstrukturen und -prozesse. Gegebenenfalls kann eine Anonymisierung die angestrebte schonungslose Ehrlichkeit befördern.
5. Klare Ziele, klare Rollen, klarer Status
Jedes Teammitglied sollte genau wissen, auf welches Ziel das Team gerade hinarbeitet und wie der eigene Beitrag dazu aussieht. Zudem ist wichtig, dass der jeweils aktuelle Projektstatus für alle jederzeit einsehbar ist. Dafür gibt es zahlreiche Projektmanagement-Tools, die für eine effizientere Teamarbeit sorgen können. Auch die beiden im Folgenden vorgestellten Steuerungsinstrumente knüpfen hier an.
Bei OKR (Objectives and Key Results) handelt es sich um ein Rahmenwerk für die Teamarbeit, dessen Ursprungsversion vom Intel-Mitgründer Andy Grove entwickelt wurde. Es ist für verschiedenste Einsatzbereiche adaptierbar und definiert zum einen qualitative Ziele (Objectives), also gewissermaßen Oberziele, und zum anderen quantitative Kennzahlen (Key Results), die Unterziele oder Meilensteine. Kernelement ist eine weitgehende Entscheidungsmacht derjenigen Teammitglieder, die jeweils die meiste Expertise zu einer aktuellen Fragestellung oder Herausforderung besitzen. Führungskräfte geben mithin Befugnisse „nach unten“ ab.
Dort, an der Basis, wird in regelmäßigen Intervallen geprüft, ob die OKR weiterhin realistisch sind. Gegebenenfalls werden Key Results autonom angepasst. Dadurch gewinnt die Organisation eine enorme Agilität und Reaktionsschnelligkeit. Die Eigeninitiative der Mitarbeiter wird gepusht, sie werden mehr zu Ownern von Projekten. Und sie sind explizit zum Ausprobieren aufgefordert, Fehler werden nach der Trial-and-Error-Methode toleriert. Daraus erwächst eine Kultur der stetigen Optimierung von Abläufen, Rollen, Routinen.
Auch SCRUM ist ein Rahmenwerk, das generell für mehr Agilität und Effizienz bei der Projektsteuerung oder auch bei der Produktentwicklung sorgen kann. Üblicherweise kommt es bei komplexeren Projekten zum Einsatz, deren konkrete Meilensteine zu Beginn noch nicht absehbar und quantifizierbar sind; der Ursprung liegt in der Softwareentwicklung. Im Wesentlichen legt die SCRUM-Methode Strukturen, Rollen (Product Owner, Developer, SCRUM Master) und Werkzeuge innerhalb von Teams fest und ermöglicht ihre ständige Weiterentwicklung gemäß jeweils aktuellen Anforderungen. Auch die Methode selbst wird fortlaufend weiterentwickelt, zuletzt erfolgte Ende 2020 ein Update (siehe www.scrum.org).
Schon wegen der eigenen Terminologie setzt die Implementierung von SCRUM einige Einarbeitung voraus. Wenn Sie komplexere Projekte managen, lohnt sich der Aufwand jedoch. Ihr Team bzw. Ihre Teams werden bei einer richtigen Anwendung nicht nur mehr Workload in derselben Zeit schaffen, sondern auch den Gesamt-Workload reduzieren, weil effizientere Wege zum Ziel gefunden werden.