Das Mittelstandsmagazin
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Wer noch niemals über einen beruflichen Mail-Account Privates ausgetauscht hat, werfe den ersten Stein. Die klare Trennung zwischen den Sphären, die in der Theorie vorgesehen ist und angestrebt wird, hält im operativen Alltagsgeschäft praktisch niemand konsequent durch. Daher ist es nur folgerichtig, dass auch ein Firmen-Mail-Account prinzipiell eine Privatangelegenheit des jeweiligen Mitarbeiters ist („personenbezogene Daten“). Die Datenschutzregeln verbieten einen fortgesetzten oder willkürlichen Zugriff durch den Arbeitgeber.
Diesem Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer können indes betriebliche Interessen entgegenstehen, was der Gesetzgeber durchaus anerkennt. So erlaubt Paragraf 26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) den Einblick in einen Mitarbeiter-Mail-Account, wenn es „zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses“ notwendig ist.
Eine solche Notwendigkeit kann gegeben sein, wenn der Mitarbeiter längere Zeit krank oder im Urlaub ist. Drohen wichtige Kundenmails unbearbeitet zu bleiben, besteht ein starkes betriebliches Interesse am Zugriff. Dieses muss in einem vertretbaren Verhältnis zum Persönlichkeitsrecht und Datenschutzinteresse des Mitarbeiters stehen. Günstig für den Arbeitgeber fällt das Verhältnis dann aus, wenn über den betrieblichen Account keine privaten Mails versendet werden dürfen. Denn dann sind die Accounts rechtlich gesehen Betriebsmittel. Und über die hat das Unternehmen die Verfügungsmacht. Auch in dem Fall gilt aber: Sind Mails als privat erkennbar, dürfen sie nicht eingesehen werden. Ebenso sind Mails an den Betriebsrat, Betriebsarzt oder eine betriebliche Beschwerdestelle für den Arbeitgeber tabu.
Sollten Sie Ihren Mitarbeitern hingegen eine auch private Nutzung des Dienst-Accounts erlauben, etwa per Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertragsklausel, liegen die Hürden für einen Zugriff sehr hoch. Die Rechtsprechung tendiert dann dazu, die Firma als Telekommunikations-Diensteanbieter zu betrachten. Als solcher unterliegt sie dem Fernmeldegeheimnis. Der Einblick in einen Mitarbeiter-Account kann in dem Fall als Straftat gewertet werden. Ähnlich stellt sich die rechtliche Lage dar, wenn die Privatnutzung von Dienst-Accounts zwar nicht offiziell gestattet, aber im Unternehmen langjährig geübte Praxis ist – auch dann gilt ein hohes Schutzniveau.
Juristisch noch heikleres Terrain betreten Sie als Arbeitgeber, wenn Sie Mitarbeiter-Mails zur Kontrolle einsehen. Zweitrangig ist es dabei, ob Sie die Arbeitsleistung prüfen oder einem Verdacht auf geschäftsschädigendes oder gar betrügerisches Verhalten nachgehen möchten. Die allgemeine, einschränkungslose Überwachung der Internetkommunikation von Angestellten ist unzulässig, auch wenn deren Accounts nur dienstlich genutzt werden dürfen. So müssen vor einem Zugriff laut BDSG (Paragraf 26, Absatz 1, Satz 2) „zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte“ dafür vorliegen, „dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht überwiegt“.
Zulässig ist eine Überwachung von Mitarbeiter-Accounts, wenn die Betroffenen zuvor über die Möglichkeit sowie die Art und das Ausmaß informiert wurden.
Aus all dem ergibt sich, dass Sie als Arbeitgeber idealerweise schon frühzeitig möglichst viele Türen (zu den betrieblichen Mail-Accounts) offenhalten sollten. Dazu empfiehlt es sich, die private Nutzung von Dienst-Accounts offiziell zu untersagen, ob per konkreter Weisung oder Arbeitsvertrag. Zudem sollten Sie von Ihrer Belegschaft eine Einwilligung zur Verarbeitung dienstlicher E-Mails einholen, entweder schriftlich oder elektronisch. Darin sollte festgelegt werden, in welchen Situationen auf das Mail-Konto zugegriffen werden darf. In der Regel werden es Urlaubszeiten und längere Krankheitsphasen sein.
Auch hier muss gemäß BDSG die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben, einen Blankoscheck für jederzeitige Überwachung sollten Sie nicht verlangen. Immerhin soll ja auch das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern keinen Schaden nehmen. Klare und transparente Zugriffsregelungen, die die Interessen von Mitarbeitern und Unternehmen ausbalancieren, zahlen auf dieses Ziel ein.